Як зрозуміти донора і отримати кошти на освітній проект

Гранти – це кошти, які меценати або уряди розвинених держав передають у спеціальні фонди (донорські організації). Організації, зі свого боку, розподіляють кошти за пріоритетами замовника.

Здебільшого гроші надають організаціям для вирішення гострих соціальних проблем у менш розвинених країнах або у власній державі. А також для економічної підтримки гідних проектів.

Усе частіше школи, батьківські або вчительські організації подають заявки на отримання грантових коштів. Тому ми прослухали семінар “Як зрозуміти донора та побудувати успішні відносини” від Представництва ЄС в Україні про те, що робити перед подачею заявки, як її писати та за що вас “зненавидить” оцінювач.

А також дізнались лайфхаки від Тетяни Шульги, менеджерки сектору Представництва ЄС, як отримати підтримку від ЄС в Україні, та Ольги Решетової, програмної менеджерки з реформ та адвокації проекту USAID “Долучайся!”.

Підготовка до подачі заявки на грант ЄС

Як правило, конкурси для отримання грантів від ЄС складаються з двох етапів. Перший – це невеликі за обсягом концептуальні ноти. Другий етап – повна заявка, куди входить бюджет, усі матриці й детальний опис самого проекту. Якщо ви проходите два етапи, то ці документи складають контракт.

Перед тим, як подати заявку, Тетяна Решетова радить:

• почати зарання накопичувати ідеї проектів, які вам під силу;
• тверезо оцінювати свій досвід (як реалізації проектів, так і фінансовий);
• моніторити інформацію про те, які донори є та які проекти підтримуються;
• налагоджувати контакти і заявити про себе в мережах однодумців (методики й практики можна запозичувати зі вже реалізованих проектів);
• зайнятись самоосвітою, зокрема долучитись до ресурсу Європейський Простір: Together;
• тисячу разів поставити собі запитання “чи мені це потрібно?”.

Для кращого сприйняття Тетяна пояснює на примітивному прикладі курсів з бісероплетіння для жирафів Одещини. Отже, коли ви почнете писати концептуальну ноту, то вже повинні розуміти, для якої кількості людей хочете реалізувати цей проект, яка буде цільова аудиторія, що буде в результаті (наприклад, Одещина почне розвиватись економічно).

Також ви мусите досліджувати контекст (яка ситуація з жирафами та бісероплетінням на Одещині, яка є базова статистика, економічна та демографічна складові). Треба дуже конкретно обговорити проект з партнерами (якщо такі є), аби вони знали, які їхні обов’язки. Менеджерка радить домовлятись письмово (принаймні електронною поштою). Так потім легше вирішити суперечливі питання.

Що і як писати в заявці

Якщо оцінювачі приймають концептуальну ноту, – заявник проходить до другого етапу. Між цими етапами зазвичай проходять кілька місяців. За словами Тетяни, за цей час ідея “відлежується” в голові. А ще, можливо, щось відбувається у сфері, в якій ви реалізовуєте проект (наприклад, ухвалили закон, який суттєво змінює реалізацію).

Тетяна наголошує на тому, що треба читати всі вимоги, а особливо ті, які написані маленькими літерами. На написання повної заявки дається тільки 5 сторінок, де треба пояснити:

• чому цей проект потрібен вам, вашій цільовій аудиторії, цій місцевості і як це відповідає пріоритетам донора;
• детальний опис дій проекту;
• методологія (чому саме цей вид діяльності, яке місце на державному рівні, які засоби потрібні, чому саме такі, як саме будете діяти з огляду розподілу партнерів);
• план дій;
• сталість результатів (що відбудеться з проектом після закінчення донорства);
• логічна матриця (карта проекту, яка дозволяє в одному місці зібрати елементи інформації про проект: загальні та детальні цілі, результат дій, ресурси, бюджет та взаємозв’язок між ними);
• бюджет проекту.

Тетяна Шульга радить не вказувати конкретну дату початку проекту, бо у випадку грантів ЄС ви не знаєте, коли підпишете контракт. Тому треба додавати ще кілька місяців про запас. Якщо ж ідеться про документи та дозволи, закладайте більше часу.

“З недавнього досвіду, замість місяця, який закладений законом для отримання документу в Міністерстві економіки, це зайняло більше часу. Через звичайну помилку в документі. Тут є людський фактор”, – розповідає менеджерка.

Лайфхаки для написання заявки

За словами Тетяни, найбільш важка і філософська частина проекту – про те, що буде по закінченню грантових коштів, як існуватиме проект. Добре, коли ваші результати з проекту можна відтворити в інших регіонах. Скажімо, ви розробили методологію за своїм прикладом, і вона діє.

Ще одна частина опису – “вимір впливу проекту”. Зауважте, це – не кількість проведених семінарів, а кількість навчених за результатами семінарів людей, які використовують ці знання.

Фото: автор – gustavofrazao, Depositphotos

У “ризиках” не варто писати про землетруси й цунамі, пишіть про реальні загрози вашому проекту. Наприклад, погіршиться законодавство, або ви не отримаєте певний досвід, або цільової аудиторії може бути менше.

До того ж, у випадку грантів ЄС під розділом “бюджет” є три таблиці. Перша таблиця – власне бюджет. Друга – пояснення до статей бюджету: тут не треба писати загально (бо така середньостатистична зарплатня), але й надто детально (100 прасок по 431 гривень кожна, враховуйте, що ціни змінюються). Правильно – “засоби для прасування, для яких треба 10000 грн”, розраховуйте суму в середньому.

Третя таблиця – внески до бюджету. Там треба розписати співфінансування (або ви фінансуєте, або знайшли ще одного грантодавця). Типова помилка – заповнювати тільки одну з цих таблиць.

На етапі між концептуальною нотою і заявкою ви можете збільшувати або зменшувати суму, яку хочете отримати. Бо за цей час багато чого може змінитися. Крім цього, не дуже добре, але прийнятно – змінити співаплікантів. Головне – чітко пояснити, чому так сталось. Те ж саме стосується тривалості проекту.

Гіперлінки та зображення можна включати в заявку. Інфографіку – теж, якщо вона замінить, наприклад, абзац насиченого тексту. Відео – ні.

Щодо віку організацій – як правило, організація має існувати рік-два.

“Як показує досвід, багато нових організацій після року роботи припиняють своє існування. Рік-два – це пройдений переломний період”, – каже Тетяна.

Якщо організація існувала кілька років, але останні роки не відбувалось ніякої діяльності, це треба зазначити. Оцінювачі звертатимуть на це увагу. Якщо логотипи та назва проекту змінились, але він функціонує роками, про це теж треба писати. Якщо в організації досвіду небагато, пишіть про досвід людей, які у ній працюють. Це теж враховується.

Наостанок Тетяна радить прочитати свій проект підлітку. Добре, якщо він його зрозуміє. Ще краще, якщо запитає про щось, що варто додати в опис проекту.

Фото: автор – Gajus-Images, Depositphotos

Як подивитися на заявку з погляду оцінювача

За словами менеджерки сектору Представництва ЄС, оцінювач вас ненавидить за:

• Google Тranslate. Не полінуйтеся і вкладіться в якісний переклад. Добре, коли проект читає людина, яка знає українську – тоді за структурою можна здогадатися, що малося на увазі. Але часто це колега, який не знає української.
• Викривлення і невідповідність формату заявки. Усі речі, які ви вказуєте там, оцінюються, – тому нічого зайвого там немає.
• Довга назва проекту. Не переказуйте проект у назві. Назвіть його зручно, потім це краще виглядає на плакаті, прес-конференції чи в брошурах.
• Посилання на загальновідомі факти або законодавчі акти замість реального аналізу ситуації. Зараз поширені посилання на Майдан, раніше – на Помаранчеву революцію. Це – маніпулювання і витрачання часу оцінювачів. Дайте аналіз того, яка ситуація конкретно з вашою цільовою аудиторією.
• Сopy paste вказівок для пошукачів. Не копіюйте пріоритети грантової програми; прийнятні та неприйнятні дії та витрати в межаз проекту; максимальні й мінімальні строки проектів і обсяги фінансування; критерії та етапи оцінки проекту.
• Розповіді про сиву давнину. Напишіть сухо, коротко і фактично: ось така ситуація, ось так ми хочемо зробити, ось так все буде розвиватись, ось тому ми робимо так, а не інакше.
• Відсутність логіки. Перевіряйте зв’язок між метою та ресурсами. Дайте прочитати проект дуже раціональній людині.
• Незрозумілий контекст. Пояснюйте ситуацію. Оцінювач може вперше стикатися з цим регіоном чи з такими планами.

Заявка – лише маленька частина комунікації з донором

“Часто комунікація відбувається так: донор виставляє свої вимоги, організація ознайомлюється з ними – і ми отримуємо 300 заявок, з яких, може, 5 відповідають вимогам”, – розповідає Ольга Решетова, програмна менеджерка з реформ та адвокації проекту USAID “Долучайся”.

За словами Ольги, перше, на що звертає увагу донор, – це на ваші активності, на те, що ви будете робити. Якщо ви описуєте заходи, які будуть відбуватись, напишіть, скільки людей візьмуть участь. Додайте більш детальну інформацію.

Якщо організація має менеджера з фандрейзингу, він вивчає інформацію про те, з ким донор співпрацює, ходить на його заходи, з’ясовує його пріоритети. Знаючи донора, організація краще розуміє, які сфери будуть пріоритетними.

За словами Ольги, коли ви бачите лот і після нього приклади активностей, якими може займатись організація, аби виграти цей грант, то перші 3 активності – це зазвичай те, що донор хоче бачити найбільше.

Також важливо не боятися спілкуватись з донором. Приходьте на заходи, розповідайте про свою діяльність на загал, співпрацюєте з медіа. Добре, коли донор вже щось чув про організацію. Донор – це не мішок з грошима. Шукайте такі речі, які важливі для обох сторін.

Фото: автор – racorn, Depositphotos

Складайте фандрейзингову стратегію. Тобто вчіться фокусуватись на проектах, які справді вам підходять, визначайте пріоритети. Ольга радить відвідувати тренінги, моніторити літературу з цієї теми.

За словами програмної менеджери, більшості донорів потрібні коаліційні проекти. Себто налагоджена робота в мережі, з партнерами – завжди подобається донору.

Окрім цього, донори спілкуються один з одним і діляться чорними списками. У чорний список можна потрапити, якщо співпраця з донором не склалася.

Якщо ж ви подаєте на різні конкурси одні й ті самі проекти, зовсім не змінюючи їх та не адаптовуючи до вимог нового конкурсу, донори теж можуть цим ділитись між собою. Це не справляє гарного враження.

Якщо заявку не підтримали, на це може бути багато причин. Якщо в донора є можливість відповісти, чому так сталось, він обов’язково це зробить. Втім, не треба наполягати і вимагати від донора миттєвої відповіді. Дуже рідко серед причин зависока затребувана сума.

Якщо ви подалися на 30 секунд пізніше, ніж зазначений дедлайн, донор не має права оцінювати вас.

Слідкуйте за грамотністю. Якщо заявка неграмотно написана, відчувається, що їй приділили недостатньо уваги – спрацьовує людський фактор і складається відповідне враження.

“Коли надсилаєте заявку, перевіряйте тему листа. Був випадок коли тема була така: “проект америкосам”, – розповідає Ольга.

Що робити, коли ви отримали грант?

Ольга радить:

• Уважно прочитайте умови контракту. Там може бути вказано те, що кожного тижня вам треба звітувати донорові про заходи, які відбуваються, чи щось інше.
• Донор може відвідати ваші заходи, не повідомляючи про це. Ольга каже, що була ситуація, коли донор наштовхнувся на зачинені двері. У такому разі організація потрапляє в чорний список і контракт переривається
• Звітуйте донорові, надавайте документи, структуруйте їх. Часто донор пропонує, як саме ви маєте інформувати його.
• Візуалізуйте історії успіху, поширюйте їх і в соцмережах, і донорові.
• Слідкуйте за тим, як і де ставите логотип донора. Радьтесь з ним.
• Запрошуйте донора на ваші заходи заздалегідь.
• Якщо не впевнені в якомусь питанні, краще перепитайте донора. Бувають надто принципові моменти.
• Не оскаржуйте вимоги донора. Якщо вас просять заповнювати реєстраційні листи на заходах, то робіть це. Це не примха донора, це технічна вимога на рівні країни, яка надає фінансування.
• Думайте наперед. Коли працюєте з проектом, продумуйте, які теми будуть цікаві донорові в подальшому.

Марія Марковська, спеціально для “Нової української школи”

Титульне фото: автор – Rawpixel, Depositphotos